Dexelia
Cas client
Gestion multi-pays des pièces justificatives pour la composition de documents administratifs
Contexte
Un opérateur global de dimension internationale, spécialisé dans les services à l’environnement et présent dans 12 pays, doit assurer une gestion rigoureuse de ses dossiers administratifs.
Dans le cadre de la reprise des déchets auprès des particuliers, il est impératif de collecter des pièces justificatives afin de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.
Cependant, plusieurs défis doivent être relevés :
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Législations différentes selon les pays : nécessité de gérer des documents multilingues et de formats variés.
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Conditions de travail des opérateurs : environnement restreint nécessitant une gestion simple et rapide des tâches administratives.
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Infrastructure IT centralisée : la gestion des sites de production est décentralisée, mais l’administration du système est centralisée au siège.
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Stabilité du système : un impératif pour assurer la continuité des opérations
Réponse proposée par Diginove
DIGINOVE a mis en place une approche collaborative, impliquant :
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L’équipe métier, pour comprendre les besoins des opérateurs.
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L’équipe SI, pour assurer l’intégration avec l’infrastructure existante.
Grâce à ces échanges, un paramétrage spécifique de DEXELIA SCAN WEB a été défini, permettant une solution sur mesure adaptée aux exigences du client.
Fonctionnalités de Dexelia Scan WEB
L’application est accessible via un lien unique contenant un identifiant permettant d’identifier le site de l’utilisateur (via un Servlet ou WebService).
Première connexion : l’utilisateur sélectionne ou saisit son site d’utilisation, qui est ensuite stocké localement et réutilisé lors des chargements suivants.
L’identifiant du site permet de définir :
La langue de l’interface.
Les règles métier spécifiques (ex. : obligation de certains documents).
Lors du chargement de l’application, un panneau de recherche permet à l’utilisateur de :
Saisir manuellement les informations (Nom, Prénom, Date de naissance).
Numériser une pièce d’identité : les informations sont automatiquement extraites grâce à la reconnaissance des données MRZ.
Si aucun résultat n’est trouvé, l’application propose la création d’un nouveau client.
Si le client existe, ses informations sont automatiquement chargées.
Les informations client sont organisées en trois onglets, dont un dédié à la visualisation des pièces justificatives déjà présentes.
L’utilisateur peut numériser ou insérer une pièce existante.
Avant la numérisation, le type de pièce est demandé (ex. : Justificatif d’identité, Justificatif de domicile, Autre).
Les informations extraites automatiquement des images (via OCR) sont utilisées pour compléter les champs manquants.
Une fois toutes les informations renseignées :
Stockage local du dossier client sous forme de lot (XML + répertoire).
Exportation du dossier client lorsque complet :
Génération des pièces justificatives en PDF.
Sauvegarde de la fiche client.
Envoi des PDF et métadonnées vers le serveur.
Suppression du dossier client local après export.
Possibilité de sauvegarder un dossier localement pour y revenir plus tard grâce à la fonction "Ouvrir dossier".
Bénéfices pour le client
Conformité légale assurée
dans tous les pays.
Gestion simplifiée et rapide
pour les opérateurs
Solution ergonomique
adaptée aux espaces restreints
Stabilité et centralisation
garantissant un fonctionnement optimal.