L’application de supervision, est une application web conçu autour de la suite Dexelia dans le but de d’orchestrer les projets de dématérialisation et d’en assurer le suivit. A ce titre, elle est conçue pour:
- Recevoir et enregistrer tous les événements en provenance des différentes applications de la chaîne de dématérialisation (matériels et logiciels)
- Gérer les droits et l’authentification des utilisateurs
- Suivre le parc matériel utilisé (scanners et PC)
- Editer des rapports de synthèse
- Gérer les anomalies
Elle complète les applications Dexelia avec un ensemble de services tel que :
- Le télé-déploiement des applications et des configurations vers les postes de travail (télédistribution des installeurs ou exécution Java Web Start)
- La centralisation et la distribution des travaux à réaliser sur les postes de travail
- Le suivi de la production par unité documentaire (lot, dossiers, document,…)
- L’exploration de la production (résultats d’indexation, images,…)
Suivre la production
La supervision est capable de suivre la production relativement à des unités documentaire comme des lots ou des documents. Le cycle de vie des unités documentaire est définit par des machines d’état configurables (workflow).
La numérisation est assurée par Dexelia Scan. Les trois niveaux d’indexation correspondent à des niveaux de compétence et de responsabilité des agents réalisant l’indexation avec Dexelia index. En indexation niveau 1 et 2 les agents peuvent s’ils ne sont pas compétant escalader vers le niveau d’indexation supérieur. Les documents non exploitables (problème sur une ou plusieurs images) peuvent être déclarés en anomalie et repris par une application Dexelia Scan, les documents sont réinjectés après correction. Lorsque que l’indexation est validée le document est pris en charge par Dexelia Batch pour la génération du livrable (pdf, xml, zip,…) et le déclenchement de l’export (ftp, http, mail, ….).
Chaque état est associé à une application Dexelia, les unités documentaires à traiter par une application sont celles ayant l’état adéquat. Par défaut, les unités documentaires les plus anciennes sont prioritaires, la supervision permet de modifier ce comportement (priorisation et/ou filtrage sur des critères métier).
Chaque application de la suite, transmet à la supervision, des messages relatifs aux traitements réalisés qui modifient pour certains les états des unités documentaire, collectent des informations pour les autres. Il peut s’agir :
- d’événements (début et fin de sessions de numérisation,ouverture/fermeture de l’application, d’un lot, connexion,…)
- de commandes (intégration d’un résultat d’indexation, intégration d’un lot de numérisation, rejet…)
- d’informations (erreurs, information système,…)
Les informations sont consolidées par projet dans une base de données de production. Les résultats d’indexation sont utilisés pour constituer des tables métier.
Les outils de reporting et d’analyse statistique peuvent utiliser l’ensemble de ces données.
Le suivi de production en images…
Un écran de contrôle de la production permet de visualiser l’activité en cours :
Sur cet écran apparaît la progression de chaque lot et le nombre de sous unité concernée relativement à un état donnée.
En cliquant sur un lot, on peut aller voir la progression des documents du lot:
En cliquant sur un document, on peut aller voir le détail précis, y compris le contenu des événements transmis :
Remarque: Les dénominations lot ou pli sont des dénominations métier pouvant être modifiées.
Relativement au suivi de production d’autres écrans permettent:
- de visualiser les document bloqués (document n’ayant pas changé d’état depuis x temps)
- de visualiser et gérer les documents réservés et non libérés par les utilisateurs .
Editer des rapports
L’outil de reporting utilisé est BIRT. C’est un logiciel qui comporte un outil de design des rapports et un outil de production de ces rapports.
Le nombre et la nature des rapports produits est donc sans limite. Ils sont générés :
- A la demande d’un utilisateur par click sur le menu,
- Périodiquement lorsqu’un utilisateur s’est abonné à la réception par mail d’un rapport,
- Sur anomalie ou sur événement. Le ou les utilisateurs reçoivent alors également un mail. Par exemple, pour le remplacement d’un consommable sur un scanner ou la programmation d’une maintenance préventive.
Voici deux exemples de rapport réalisés avec BIRT et intégré à la supervision :
Les éléments du graphique sont cliquables pour accéder au détail par projet.
Aspects techniques
Supervision Twain
Lors de l’installation du driver lié au scanner à connecter, il faut également installer sur la machine un outil de surveillance des commandes et événements Twain. Cette installation requiert les droits administrateurs sur le poste de travail.
L’outil de surveillance Twain peut surveiller une source Twain particulière ou toutes les sources Twain. Lors de l’installation il est nécessaire de spécifier l’URL d’accès au serveur de supervision qui va collecter les événements recueillis, ainsi que la fréquence d’envoi des événements vers le serveur. Il est donc nécessaire que le poste puisse accéder via une liaison TCP/IP au serveur, via le protocole http.
Toutes les sources Twain peuvent faire l’objet d’une surveillance quel que soit le constructeur ou le matériel.
Supervision applicative
Tous les composants nécessaires à la supervision sont installés avec les applications Dexelia.
Serveur de supervision
Côté serveur, il faut disposer d’un serveur d’application Web de type Tomcat, sous Windows, Linux ou Unix. Ce serveur va enregistrer les données sur une base de données SQL de type Oracle ou Postgres SQL. La base de données peut être on non hébergée sur le même serveur que le serveur d’applications Web.